Перейти к содержанию

Проверка поступающих заявок на дубли в Roistat

Проверка на дубли отсеивает повторяющиеся заявки и в CRM не скапливаются данные. Есть два вида проверки на дубли: стандартная и пользовательская.

Для чего нужна проверка на дубли?

Проверка на дубли отсеивает повторяющиеся заявки. Это нужно для того, чтобы в CRM не скапливались лишние данные, а также для создания точных статистических отчётов.

Механизм проверки на дубли

Внимание!

Новые сделки связываются с контактами, которые поступили в CRM через Roistat.

Если с момента создания первой заявки в течении часа пришла новая с дублирующимися данными, то она не отправится в СRM и будет помечена как "дубль" в любом случае (даже если удалить или изменить статус первой заявки). Это связано с тем, что синхронизация Roistat с подключенной к проекту CRM проходит один раз в час.

Виды проверки на дубли

Существует два вида проверки на дубли: стандартная проверка и пользовательская проверка.

Стандартная проверка

Алгоритм стандартной проверки на дубли:

1.png

Процесс отправки заявки в CRM зависит от конкретной интеграции. Чтобы узнать, как отправляются заявки в конкретной CRM, читайте документацию по интеграции Roistat с CRM.

Описание алгоритма:

При поступлении нового заказа Roistat начинает проверять созданные за последние 12 часов проксилиды. Если среди них нет дублей, то начинается проверка с учетом сделок (проверяются только сделки за последние 30 дней со статусом "В работе"). 

На полное совпадение проверяются следующие поля заявок: Заголовок заявки (название), Имя клиента, Телефон, Email, номер визита, а также дополнительные поля.  

Заявки с одинаковыми значениями полей (название, имя, телефон, емейл, номер визита) считаются дублями и не заносятся в проект.  

Одинаковые заявки с разными значениями дополнительных полей также относятся к дублям. 

При проверке телефонные номера разных форматов (7499xxxxxxx, 8499xxxxxxx и 499xxxxxxx) считаются одинаковыми.

Оплаченные и отмененные сделки можно не проверять на дубли, так как клиент может зайти на сайт и оставить или отменить заказ несколько раз.

Чтобы проверять сделки только в группе статусов "В работе", в скрипт отправки заявок в CRM можно ввести параметр 'is_need_check_order_in_processing' => '1'. После этого Roistat не будет создавать заявку, если от клиента с такими же контактными данными уже есть заявка, относящаяся к одному из статусов группы "В работе".

Чтобы узнать, какие статусы находятся в группе "В работе", нужно открыть Каталог интеграций и перейти в Настройки подключенной интеграции, где отображаются статусы сделок, распределенные по группам статусов Roistat: 

2.png

При поступлении заявок через Коллтрекинг, Roistat проверяет наличие в проекте заявок с тем же номером телефона и статусом В работе. Если Roistat находит их, то новые заявки не создаются. 

Внимание!

При интеграции с целями работает только стандартная проверка на дубли.

Пользовательская проверка

В интеграциях AmoCRM, Битрикс24 (сделки), Битрикс24 (лиды+сделки), RetailCRM (новая интеграция) и Salesforce при пользовательской проверке на дубли учитываются все заявки, заведенные в СRM-системе. Интеграция больше не будет создавать лишние дубли.

Ранее проверка осуществлялась только по заявкам, которые были созданы нашей системой.

Пользовательская проверка удобнее стандартной, так как отслеживает заявки по дополнительным параметрам за любое количество дней (в стандартной - только за 12 часов).

Алгоритм пользовательской проверки на дубли:

3.png

Процесс отправки заявки в CRM зависит от конкретной интеграции. Чтобы узнать, как отправляются заявки в конкретной CRM, читайте документацию по интеграции Roistat с CRM).  

Чтобы настроить пользовательскую проверку, нужно:

  1. В проекте Roistat открыть Каталог интеграций
  2. В разделе Сейчас подключено на виджете подключенной CRM или CMS нажать Настроить.     
  3. В верхней части страницы настроек или под блоком с настройками (в зависимости от выбранной интеграции) пройти по ссылке Настройка проверки на дубли: 

4.jpg

  1. Передвинуть вправо переключатель кнопки Включить проверку дублей, чтобы Roistat проверял заявки по указанным ниже параметрам. В этом случае правила проверки на дубли, описанные в начале статьи, не учитываются. Если переключатель кнопки оставлен в выключенном положении, Roistat будет проверять поступающие заявки по изначальному алгоритму. 

5.png

Если включена проверка и по номеру телефона, и по email, достаточно совпадения только по одному признаку, чтобы Roistat считал поступающую заявку дублем.  |

  1. Если включить кнопку с таким же email, то Roistat не будет создавать заявки от клиентов, чей адрес электронной почты уже есть в проекте Roistat. 

  2. Если включить кнопку с таким же номером телефона, то Roistat не будет создавать заявки от клиентов, чей телефон уже есть в проекте Roistat. 

  3. В настраиваемой проверке на дубли система не учитывает заголовки. Сделка будет помечена как дубль, если выполняется условие пункта 5 или 6, но заголовки различаются. 

  4. В поле За какой период учитывать сделки укажите период, прошедший с момента создания заявки. Можно указать любое количество дней.  

  5. Если в разделе Заявки в каких статусах проверять? вы включите кнопку с названием статуса сделки,то поступающая сделка будет считаться дублем, если она подходит под параметры в пунктах 5 или 6 и под указанный статус. В разделе Заявки в каких статусах проверять? отображаются статусы из группы статусов "В работе", "Оплаченные" или "Отмененные".

Внимание!

Необходимо указать хотя бы один статус.

10. Нажать кнопку Сохранить.

Roistat сравнивает поступающие заявки со всеми имеющимися в проекте заявками, подходящими под параметры в пунктах 5, 6, 9 инструкции.  

Внимание!

Параметр 'is_need_check_order_in_processing' => '0' не участвует в пользовательской проверке на дубли.

Внимание!

В пользовательской проверке на дубли есть возможность установить время на выполнение задачи менеджером (при обнаружении дубля).

Эта возможность работает следующим образом: при обнаружении дубля менеджеру ставится задача с текстом "Повторная заявка от клиента" и указывается время, за которое менеджер должен выполнить заявку. После этого менеджер связывается с клиентом и дополняет текущую заявку новой информацией. Это помогает не терять повторные заявки от клиентов и не накапливать лишние заявки: 6.png

По некоторым причинам сделки могут долго оставаться в неактуальном статусе, хотя по факту работа с ними закончена. Если в пункте 8 указан период 0 (= 90 дней) и при проверке на дубли Roistat находит идентичную сделку с указанным в пункте 9 статусом, поступающую сделку считает дублем и не добавляет ее в проект. В этом случае теряются сделки, которые объективно следует добавлять в проект. Уточнение периода в пункте 8 решает эту проблему. Сделки, идентичные уже добавленным в проект вне указанного периода, Roistat не считает дублями и добавляет их в проект.

Сделки, которые Roistat определил как дубли, отображаются в списке отправленных заявок с пометкой Дубль в графе Статус. Для просмотра сделок в окне настройки подключенной интеграции пройдите по ссылке Список отправленных заявок.

Создание задач и комментариев при дублирующей сделке


Внимание!

Для того, чтобы менеджеры могли успешно отрабатывать заявки-дубли, пользователи amoCRM, Битрикс24 и retailCRM могут включить или выключить создание задач и комментариев к дублю.

7.png

Внимание!

Чтобы менеджер не пропускал повторные заявки, нужно настроить автоматическое создание дополнительных задач и комментариев в сделке, с которой работает менеджер.

В графе За какой период учитывать заявки можно указать любое количество дней. Период по умолчанию - 90 дней.

Внимание!

Переключатели Создать задачу в текущей сделке и Создать комментарий в текущей сделке можно включить только в пользовательской проверке на дубли.

Внимание!

При включенной функции Создать задачу в текущей сделке Roistat создает задачу только в одной сделке. Текст задачи, которую должен выполнить менеджер, будет браться из проксилида.

Внимание!

При включенной функции Создать комментарий в текущей сделке Roistat отправляет ссылку на запись повторного звонка.

В списке отправленных заявок можно самостоятельно проверить, в какой сделке была создана задача и комментарий: 

8.png

К дублирующей заявке можно добавить примечание и задачу, если Roistat отправляет заявки в статус Неразобранное в amoCRM и если оригинальная сделка не находится в статусе Неразобранное.